Kontaktný formulár

Kontaktné formuláre sú tiež bežnou súčasťou webových stránok a zdrojom získavania kontaktov, dopytov. Môžeme ich teda považovať za moment, kedy získavame osobné údaje. A už pri získavaní osobných údajov vzniká povinnosť transparentne informovať o spracúvaní osobných údajov (ako uvádzame v prvej časti), resp. preukázať možnosť oboznámenia sa s „privacy policy“.

Ku kontaktným formulárom máme sa stretávame s duálnym prístupom. Niektoré webové stránky vyžadujú získanie súhlasu ako pri newsletteri, iné zase len informujú o tom, že keď kontaktný formulár vyplníte a odošlete, bude prevádzkovateľ webovej stránky spracúvať vaše osobné údaje. Oba postupy môžu byť považované za správne. Nastavenie účelu a právneho základu je na prevádzkovateľovi.

Prevádzkovateľ teda určuje právny základ. Ten je v prípade kontroly povinný aj odôvodniť.

Vo všeobecnosti však uprednostňujeme aplikáciu oprávneného záujmu (teda bez súhlasu a „checkboxu“). Prečo? Keď nám dotknutá osoba posiela dopyt, môžeme predpokladať, že má záujem o odpoveď. Pri posudzovaní, či prevažujú:

• záujmy prevádzkovateľa pri spracovaní osobných údajov, alebo
• práva a právom chránené záujmy dotknutej osoby,

tak môžeme vyhodnotiť, že dotknutá osoba chce, aby sme jej osobné údaje spracovali a zaslali jej odpoveď na jej požiadavku.

Problematickým je rozsah získavaných osobných údajov. Aké osobné údaje v kontaktnom formulári získavame? Je dopytujúca osoba povinná vyplniť všetky políčka v kontaktnom formulári? Tieto osobné údaje, ktoré získavame je potrebné zvážiť, aj v súlade so zásadou minimalizácie.

Stačí si zodpovedať otázku, aké potrebujeme osobné údaje k vybaveniu žiadosti z kontaktného formulára. Ak potrebujete identifikovať dotknutú osobu (meno a priezvisko), lebo odpovedáte len reálnym osobám, táto skutočnosť môže zavážiť pri určovaní právneho základu.

Aj pri tomto účely spracúvania je potrebné stanoviť dobu uchovávania. Štandardne odporúčame nastaviť do 30 dní odo dňa vybavenia požiadavky dotknutej osoby